De wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° a (limiet van 139.000,00 euro, excl. BTW niet overschreden), artikels 2, 36° en 48 die een gezamenlijke realisatie van de opdracht in naam en voor rekening van meerdere aanbesteders toelaat en artikel 43 betreffende raamcontracten. De opdracht wordt geplaatst bij wijze van onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
Het raamcontract betreft de levering en installatie van een toegangscontrolesysteem op diverse locaties van de stad en het AGB. Het betreft een online systeem dat kan worden beheerd in een gemeenschappelijk digitaal platform. Medewerkers hoeven niet langer fysiek aanwezig te zijn in de desbetreffende gebouwen om rechten toe te kennen. Beheerrechten kunnen ook per gebouw(deel) worden geprogrammeerd. De technologie van de badges is compatibel met deze van het tijdsregistratiesysteem van het personeel van het lokaal bestuur. We kiezen voor een elektronisch systeem ter vervanging van het duur sleutelplan en om de toegangsrechten dynamisch te kunnen onderhouden. Externe gebruikers van het patrimonium van het lokaal bestuur kunnen specifieke toegangsrechten krijgen (eventueel binnen vaste tijdsblokken).
Het huidige raamcontract betreft het JOC Centraal, het stadhuis, de nieuwe stadswerken aan de Heirbaan en de padelterreinen op het Sportlandschap (AGB). Dit raamcontract kan tijdens de looptijd uitgebreid worden naar andere locaties naargelang de behoefte. De uitrol van het toegangscontrolesysteem zal gebeuren in verschillende fasen.
Het betreft een gezamenlijke opdracht van de stad en het AGB waarbij de stad optreedt als aanbestedende overheid.
Hiervoor werd een bestek als raamcontract opgesteld.
De gemeenteraad hecht goedkeuring aan de lastvoorwaarden van het bijzonder bestek 2021 L 24 voor het raamcontract levering en installatie toegangscontrolesysteem aan gebouwen van de stad en het AGB en besluit deze opdracht te plaatsen bij wijze van onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking tegen een geraamd totaalbedrag van 100.000,00 euro, incl. BTW, waarvan 85.000,00 euro, incl. BTW, voor de stad.