De wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, meer bepaald artikel 36, § 1 bepaalt de voorwaarden van de openbare procedure, artikel 2, 6° en 7° en artikel 47 betreffende aankoopcentrales en artikel 43 betreffende raamcontracten.
Het gemeenteraadsbesluit van 30 april 2019 waarin werd beslist een beroep te doen op de opdrachtencentrale van de stad Brugge voor de vernieuwing van het raamcontract ICT voor het lokaal bestuur en goedkeuring werd gehecht aan de lastvoorwaarden en de plaatsingsprocedure mededingingsprocedure met onderhandeling van dit bestek goed voor een geraamd gemiddeld bedrag van 1.897.500,00 euro, incl. verlengingen en BTW, per 5 jaar en 6 maanden. De stad wordt belast met de uitvoering.
Het besluit van de raad van bestuur van Cipal dv van 9 oktober 2018 waarin goedkeuring werd gehecht aan de wijze van gunning en het bestek betreffende de raamovereenkomst aankoop licenties, gebruiksrechten, onderhoud- en ondersteuningsprogramma's met betrekking tot standaardsoftware.
Het besluit van de raad van bestuur van Cipal dv van 14 december 2018 waarin goedkeuring werd gehecht aan de wijze van gunning en het bestek betreffende de raamovereenkomst aankoop ICT infrastructuur.
Een raamcontract biedt een kader om vlot en efficiënt te kunnen werken omdat het aankoopproces voor kleinere aankopen vrij arbeidsintensief is. Dit gebeurt per specialiteit. In dit kader mogen alle bedrijven voor dezelfde producten of diensten hun beste prijs geven voor aankopen voor een bepaald aantal jaren. Door de concurrentie te laten spelen verkrijgen we hierdoor de beste prijzen. Passen we op dit principe een schaalvergroting toe door meerdere besturen aan dergelijk raamcontract te laten deelnemen, dan worden de prijzen uiterst scherp. Deze schaalvergroting gebeurt onder de vorm van een aankoopcentrale waarop alle deelnemende besturen zich dienen te registreren. Een registratie is kosteloos en er is geen aankoopverplichting.
Betreffende het raamcontract ICT, plaatste het college op 11 juni 2019 deze opdracht voor een geraamd bedrag van 1.897.500,00 euro, incl. verlengingen en BTW, per vijf jaar en zes maanden als volgt:
- perceel 1: hardware bij Realdolmen, A. Vaucampslaan 42 te 1654 Huizingen;
- perceel 2: software bij Realdolmen, A. Vaucampslaan 42 te 1654 Huizingen;
- perceel 3: consultancy systeemondersteuning infrastructuur bij Realdolmen, A. Vaucampslaan 42 te 1654 Huizingen;
- perceel 4: softwareondersteuning bij Cronos nv, Veldkant 33A te 2550 Kontich;
- perceel 5: switching bij Nextel, Koralenhoeve 19 te 2160 Wommelgem;
- perceel 6: netwerk- en securitycomponenten en ondersteuning bij Realdolmen, A. Vaucampslaan 42 te 1654 Huizingen;
- perceel 7: glasvezel bij Fabricom nv, Centrum-Zuid 2020 te 3530 Houthalen;
- perceel 8: servers en storage bij Realdolmen, A. Vaucampslaan 42 te 1654 Huizingen;
- perceel 9: GIS bij GIM nv, Philipssite 5 bus 27 te 3001 Leuven;
- perceel 10: draadloze netwerken bij Bryggia, Leuvensesteenweg 540 bus 3 te 1930 Zaventem;
- perceel 11: audiovisuele oplossingen bij Realdolmen, A. Vaucampslaan 42 te 1654 Huizingen;
- perceel 12: multifunctionals, printers en plotters bij Ricoh Belgium nv, Medialaan 28a te 1800 Vilvoorde.
Momenteel worden de hardware bestellingen (laptops, desktops, muizen,….) allemaal geplaatst via het bovengenoemde raamcontract. De voorbije jaren verliep de samenwerking tussen het lokaal bestuur en leverancier Realdolmen zeer stroef wat betreft de behandeling en opvolging van bestellingen. Ondertussen is tevens gebleken dat voor meerdere artikels van perceel 1 en 2 de prijszetting van Realdolmen hoger is dan bij concurrenten alsook de leveringstijd te wensen over laat.
Om die redenen onderzocht de dienst ICT andere raamcontracten die betere condities leveren. Hierdoor zijn we uitgekomen bij de dienstverlenende vereniging Cipal (onder merknaam C-Smart) en zouden we willen intekenen op twee van hun raamcontracten:
- raamovereenkomst aankoop ICT infrastructuur (hardware);
- raamovereenkomst aankoop licenties, gebruiksrechten, onderhoud- en ondersteuningsprogramma's met betrekking tot standaardsoftware (software).
Deze raamcontracten werden in 2019 geplaatst en het lokaal bestuur Mortsel kan hier nog bij aansluiten. De prijzen van deze raamcontracten zijn goedkoper en de levertermijnen zijn korter.
Geen van beide raamcontracten voorziet een exclusiviteitsclausule waardoor we beide perfect naast elkaar kunnen gebruiken.
De gemeenteraad beslist een beroep te doen op de aankoopcentrale van C-Smart voor raamovereenkomsten betreffende ICT voor het lokaal bestuur.
De gemeenteraad hecht goedkeuring aan het bestek en de plaatsingswijze openbare procedure betreffende de raamovereenkomst aankoop ICT infrastructuur (hardware) van C-Smart voor een geraamd totaalbedrag van 260.000,00 euro, incl. BTW, per twee jaar.
De gemeenteraad hecht goedkeuring aan het bestek en de plaatsingswijze openbare procedure betreffende de raamovereenkomst aankoop licenties, gebruiksrechten, onderhoud- en ondersteuningsprogramma's met betrekking tot standaardsoftware (software) van C-Smart voor een geraamd totaalbedrag van 120.000,00 euro, incl. BTW, per twee jaar.