De wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° a (limiet van 139.000,00 euro, excl. BTW niet overschreden). De opdracht wordt geplaatst bij wijze van onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
De verschillende entiteiten van het lokaal bestuur gebruiken momenteel verschillende groepsmailboxen om aanvragen van zowel medewerkers als burgers te beantwoorden. Opvolging binnen een standaardmailbox, zeker met meerdere gebruikers is complex en tijdrovend. Soms worden e-mails minder snel opgevolgd en vindt men hier weinig of geen spoor van terug. Het is soms ook zeer tijdrovend om het volledige spoor terug te reconstrueren bij vragen.
Er werd een oplossing gezocht in de vorm van een ticketingsysteem. Het programma kan via een aantal kanalen (telefoon, e-mail en website) een ticket aanmaken. Via een reactie op het ticket wordt elke verdere actie gekoppeld waardoor er een volledig spoor is van begin tot einde inclusief behandelaar van elke actie, welke documenten werden toegevoegd en veel meer.
De aankoop van dergelijk ticketingsysteem is een verdere stap in de optimalisatie van onze dienstverlening. Zowel voor interne als externe klanten.
Volgende diensten zullen dit systeem implementeren: ICT, human resources, onthaal, themaloket burger, ruimtelijke ordening en verantwoordelijke gegevensbescherming. Tijdens de looptijd van het raamcontract kan dit ook uitgebreid worden naar andere diensten. Een eventuele uitbreiding werd opgenomen in de raming van deze opdracht.
De gemeenteraad hecht goedkeuring aan de lastvoorwaarden van het bijzonder bestek 2021 L 32 voor het raamcontract levering ticketingsysteem voor diverse diensten van het lokaal bestuur en beslist de opdracht te plaatsen bij wijze van onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking tegen een geraamd totaalbedrag van 130.000,00 euro, incl. BTW, per vier jaar.