De wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° b (dwingende spoed voortvloeiend uit onvoorzienbare gebeurtenissen). De opdracht wordt geplaatst bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
Artikel 56 §4 van het decreet lokaal bestuur: Als de gemeenteraad geen delegatie gegeven heeft voor de vaststelling van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten, met toepassing van artikel 41, §1, kan het college van burgemeester en schepenen in gevallen van dwingende en onvoorziene omstandigheden op eigen initiatief die bevoegdheden uitoefenen.
Het college plaatste op 8 februari 2021 de opdracht voor de exploitatie van het vaccinatiecentrum bij Zanzibar BV, Pottenbrug 2 te 2000 Antwerpen, via een regieopdracht. Deze beslissing werd genomen in uitvoering van artikel 56 §4 van het decreet lokaal bestuur waarbij het college de niet gedelegeerde bevoegdheden van de gemeenteraad uitoefent in gevallen van dwingende en onvoorziene omstandigheden.
In het kader van de vaccinatiestrategie ter bestrijding van de COVID-19 pandemie, dient iedere eerstelijnszone in samenwerking met de lokale besturen een vaccinatiecentrum (VC) in te richten. Voor ELZZORA (Boechout, Borsbeek, Edegem, Hove, Kontich, Lint en Mortsel) werd na overleg tussen deze gemeenten, stad Mortsel aangeduid als penhoudende gemeente. De penhoudende gemeente zal de forfaitaire subsidie ontvangen die de Vlaamse overheid voorziet ter dekking van de infrastructurele en uitbatingskosten van het VC. Borsbeek behoort tot de huisartsenkring Antwerpen Oost en sluit daarom in dit verhaal aan bij het vaccinatiedorp van stad Antwerpen.
We moeten noodgedwongen op zeer korte termijn een vaccinatiecentrum oprichten. Een grote uitdaging in uitzonderlijke omstandigheden zowel logistiek als operationeel. Als locatie voor het VC werd geopteerd voor de AED Studios in Lint. Hiervoor werd een samenwerkingsovereenkomst afgesloten voor een termijn van negen maanden.
Voor de exploitatie van de dagelijkse organisatie van het vaccinatiecentrum zijn we in samenspraak met de andere gemeenten op zoek gegaan naar een professionele partner. We zetten in op een professioneel management in functie van de complexiteit van het proces, de vereiste kwantiteit en kwaliteit en het vlot verloop van het vaccinatieproces maar ook de zichtbaarheid voor de inwoners. Een professionele coördinatie garandeert een operationele efficiëntie en continuïteit.
We moesten binnen een kort tijdsbestek een partner vinden met ruime ervaring in het managen van grote evenementen. Bovendien moet deze partner zich op korte termijn kunnen vrijmaken en zich engageren voor een periode van negen maanden.
Na een korte marktverkenning stellen we voor om samen te werken met Zanzibar.
Zanzibar combineert, als Antwerps event- en marketingbureau, met roots in de Antwerpse zuidrand, organisatorische skills met een klare kijk op evenementen en marketing. 20 jaar ervaring met publieke én private events, openbare besturen en bedrijfswereld: totaalorganisatie van talloze evenementen, partnerships, toeristische en hospitality-ervaringen.
Bovendien kan Zanzibar prima referenties voorleggen.
De prijszetting van Zanzibar gebeurt via een regieopdracht aan vaste tarieven.
Uitgangsprincipe: professionele topfuncties betalend in dagtarief, ondersteunende functies in uurtarief.
De betaalde personeelsinvulling kan/mag aangepast worden tijdens het verloop van de vaccinatieperiode en kan variëren in functie van de inzet van ambtenaren LB en meer % vrijwilligers. Deze flexibele werking heeft als doelstelling de personeelskosten beheersbaar te houden én is noodzakelijk omwille van de onzekerheden rond de aanlevering van vaccins en de openingstijden van het vaccinatiecentrum. Dit zijn de essentiële randvoorwaarden omtrent de werking van het vaccinatiecentrum, namelijk aanlevering van vaccins en openingstijden. Ook het effectieve aantal inwoners dat zich laat vaccineren is een onbekende factor. Al deze elementen maken het moeilijk om een exacte prijs voor de externe dienstverlening vast te leggen.
Via de regietarieven scheppen we een transparant kader dat ons mogelijk maakt op korte termijn flexibel en efficiënt te schakelen (op- en afschalen aantal vaccinatielijnen) in functie van de aanlevering van vaccins. Deze aanlevering is bepalend voor het aantal vaccinatielijnen die we openen en het aantal openingsuren dus ook het aantal medewerkers die we moeten inzetten. De complexiteit en snelheid waarmee dient opgestart te worden, de opvolging van de operationele werking, de optimalisatie en bijsturing waar nodig maken dat sommige functies afschalen of opschalen doorheen de openingsmaanden van het VC. De planning van de personeelsinzet wordt heel frequent bijgestuurd in overleg met onze diensten. Het vaccinatietempo bepaalt uiteindelijk de kostprijs per vaccin.
Regietarieven:
- algemene coördinatie aan 640 euro/BTW excl./dag;
- centrumverantwoordelijke in functie van dagdagelijkse continuïteit aan 590 euro/dag/BTW excl.;
- personeelsverantwoordelijke aan 56,25 euro/uur/BTW excl.;
- operationeel verantwoordelijke aan 49,50 euro/uur/BTW excl.;
- crew (parking, stewards, administratie en balieverantwoordelijken) aan 26,50 euro/uur/BTW excl.
Uiteraard wordt deze laatste categorie aangevuld met een groot aandeel vrijwilligers.
De dwingende spoed vloeit voort uit onvoorzienbare omstandigheden. COVID-19 was immers niet gepland en dus onvoorzien. De oprichting van het vaccinatiecentrum is noodzakelijk vanuit algemeen belang en werd opgelegd door de Vlaamse overheid. Gezien de urgentie is het onmogelijk om de (verkorte) publicatie- en indieningstermijnen van de overige plaatsingsprocedures na te leven.
Deze uitgave overstijgt de drempel van dagelijks bestuur ruim. In gevallen van dringende noodzakelijkheid die voortvloeit uit niet te voorziene omstandigheden, kan het college op eigen initiatief en op eigen verantwoordelijkheid de bevoegdheden van de gemeenteraad uitoefenen. Bij het nemen van een dergelijke beslissing wegens dwingende en onvoorziene omstandigheden, brengt het college van burgemeester en schepenen de gemeenteraad daarvan onmiddellijk op de hoogte.
De gemeenteraad neemt akte van het collegebesluit van 8 februari 2021 betreffende de plaatsing van de dienstenopdracht voor de exploitatie van het vaccinatiecentrum voor ELZZORA waarbij lokaal bestuur Mortsel optreedt als penhoudende overheid voor dit vaccinatiecentrum.