In het kader van het relanceproject Vlaamse Veerkracht zal de Vlaamse overheid diverse types van digitaliseringsprojecten bij lokale besturen subsidiëren. Onder de noemer ‘Gemeente zonder gemeentehuis’ (GZG), kunnen lokale besturen projecten indienen met een focus op innovatieve dienstverlening, digitale democratie of de werkplek van de toekomst. De omvang kan gaan van een proof-of-concept, over een thematisch afgebakend project tot zelfs een grootschalige transformatie. Afhankelijk van de gekozen focus en omvang van het project kunnen er subsidiegelden toegekend worden. Er is wel telkens 20% eigen inleg nodig. Samenwerking binnen de regio en tussen de gemeenten is een voorwaarde. In dat geval is er een formele samenwerkingsovereenkomst nodig.
Binnen de regio Antwerpen namen we de kans om samen met andere gemeenten een projectaanvraag uit te schrijven in het kader van oproep 7 (thematisch project met als focus innovatieve dienstverlening) van Gemeente zonder gemeentehuis. De projectoproep is een middel om kennis op te doen over hoe we in de toekomst op een flexibele manier kunnen samenwerken binnen de regio. Dit ontwikkeltraject wordt ondersteund door de VVSG onder de noemer van ‘Labo Regiovorming’.
Onze gemeente wil graag samen met de andere gemeenten de projectaanvraag indienen.
De uitkomst van deze projectaanvraag werd een slimme virtuele servicemedewerker. Hij of zij zal de burger begeleiden bij zijn zoektocht op de website en sociale media van de lokale besturen. Chatbottechnologie wordt op een doorgedreven manier ingezet om informatie intergemeentelijk en bovenlokaal te gebruiken en daarmee de burger te informeren. Hierdoor kunnen we de burger breder informeren dan de klassieke gemeentelijke website.
Deze slimme virtuele servicemedewerker zal tijds- en plaatsonafhankelijk pro-actief extra informatie aanbieden, voorbereidend werk doen zoals gekende gegevens aanvullen en correct doorverwijzen naar de kanalen van andere partners. Hij zal de burger stap voor stap assisteren bij het afhandelen van de aanvraag.
Deze oplossing maakt het zowel klanten als medewerkers makkelijker: het online contact gaat vlotter, laagdrempeliger dan een telefonische of fysieke wachtrij en voelt toch persoonlijk aan. Tegelijk verlaagt de digitale servicemedewerker de druk op de gemeentelijke klantencenters en onthaaldiensten. Het is een unieke kans om de digitale dienstverlening van de gemeenten in de regio te versterken.
In dit project werken we samen met de verschillende gemeenten en met Digitaal Vlaanderen. De gemeente Rumst is de penhoudende gemeente en zal het project indienen. Daarom is een samenwerkingsovereenkomst nodig met de gemeente Rumst. De projectbegroting bedraagt maximaal 500.000,00 euro. De gemeentelijke bijdrage tot het project (20%) bedraagt maximaal 14.500,00 euro.
Het spreekt voor zich dat de eigen bijdrage en de samenwerkingsovereenkomst enkel in werking treedt wanneer de benodigde subsidiëring bekomen wordt en het project ook effectief van start kan gaan.
De gemeenteraad hecht goedkeuring aan de samenwerkingsovereenkomst met gemeente Rumst in het kader van het project 'slimme virtuele medewerker'.