Voor de volledige aanleiding en context inclusief historische uiteenzetting rond deze raamovereenkomsten wordt verwezen naar het gemeenteraadsbesluit van 15 februari 2022 betreffende de toetreding tot het consortium LB365 en de ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst omtrent het consortium LB365.
De gemeente Aalter was een trekker in dit LB365-verhaal en trad op als aankoopcentrale om de plaatsingsprocedure van de beide opdrachten te doorlopen voor zichzelf en de aangeduide begunstigden. Het gaat over de volgende raamovereenkomsten:
1) generieke componenten waarbij voornamelijk generieke componenten werden gebouwd die op basis van een generieke servicebus het mogelijk hebben gemaakt voor de deelnemende entiteiten (lokale overheden) generieke oplossingen te bouwen. Een servicebus is software voor de uitwisseling van data tussen modules en externe toepassingen. Dit bestek omvat 38 percelen.
2) project LB365 (vervolgtraject 'generieke componenten voor Vlaamse gemeenten’) waarbij vooral wordt ingezet op de gecentraliseerde en collectieve aanpak voor alle deelnemende entiteiten, waarbij centrale regie, systeembeheer, onderhoud en Master Data Management (MDM1) de basis vormen om bijkomend de stapsgewijze uitbouw van nieuwe generieke componenten en oplossingen op te zetten door de juiste profielen in te schakelen. Dit bestek omvat 8 percelen.
- perceel 1: beheer en regie servicebus;
- perceel 2: beheer en regie masterdatamanagement;
- perceel 3: ondersteuning ontwikkelingen servicebus, technische en systeem support;
- perceel 4: ondersteuning software- en digitaliseringsprojecten;
- perceel 5: ondersteuning en opzet MS O365 en M365;
- perceel 6: ondersteuning opleidingen gebruikte omgevingen;
- perceel 7: ondersteuning en begeleiding change management;
- perceel 8: softwarelicenties en beheer.
De percelen 1 en 2 betreffen vooral onderhoud, verbetering en uitbreiding van de servicebus, bestaande omgevingen en master data management.
De percelen 3 tot en met 7 zijn op afroep (en na minicompetitie) en zal gekozen worden om bepaalde zaken af te nemen zoals specifieke opleiding, licenties, etc. en kan gezamenlijk bij concrete opdrachten en uitbreidingen de kost verdeeld worden (bv. toekomstige uitbreiding MAGDA documentendienst, e-Loket ondernemers…). MAGDA is een servicebus voor het versturen van communicatie digitaal of per post.
Perceel 8 gaat over het SCE (supply chain execution) contract (Powerapps, Dynamics customer service, Azure …) en EA (alle andere licenties zoals O365/M365 E1, E3, E5, …). Hier blijft ook de vrije keuze om deze al dan niet af te nemen.
Het is enkel noodzakelijk om in te tekenen op de tweede raamovereenkomst project LB365, omdat bij intekening op deze raamovereenkomst automatisch alle rechten worden verworven van de eerste overeenkomst. Daarvoor wordt 1/34e deel betaald aan V-ICT-OR vzw, de Vlaamse ICT Organisatie, die dan de herberekening doorvoert over de deelnemende besturen. Hoe meer besturen deelnemen hoe lager de kost wordt. Van raamovereenkomst 2, Project LB365, is het noodzakelijk om perceel 1 en 2 af te nemen (uitbreiding op de basis van raamovereenkomst 1).
De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 26 52 3' (wegens de aard van de te verlenen diensten kunnen de specificaties voor de opdracht niet voldoende nauwkeurig worden vastgesteld om de opdracht volgens openbare of niet-openbare procedures te kunnen plaatsen). De opdracht wordt gegund bij wijze van onderhandelingsprocedure met bekendmaking.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 38, § 1 betreffende de mededingingsprocedure met onderhandeling, artikel 2, 6° en 7° en artikel 47 betreffende aankoopcentrales en artikel 43 betreffende raamcontracten.
Het besluit van de gemeenteraad van Aalter van 21 december 2020 met de vaststelling van de lastvoorwaarden, de raming en gunningswijze van het bestek voor raamovereenkomst 2 'Vervolgtraject Generieke componenten voor Vlaams gemeenten'.
Het collegebesluit van de gemeente Aalter van 20 februari 2017 betreffende de goedkeuring van de selectievereisten, de raming en de gunningswijze van het bestek generieke componenten .
De gemeenteraad beslist deel te nemen aan de aankoopcentrale van de gemeente Aalter voor de raamovereenkomst project LB365 (vervolgtraject generieke componenten voor Vlaamse gemeenten) tegen een totaalbedrag van 62.600,29 euro, incl. BTW, en verwerft op deze manier ook automatisch de rechten op de eerste raamovereenkomst generieke componenten.
De gemeenteraad hecht goedkeuring aan de lastvoorwaarden van het bestek generieke componenten van de gemeente Aalter en aan de plaatsingswijze onderhandelingsprocedure met bekendmaking.
De gemeenteraad hecht goedkeuring aan de lastvoorwaarden van het bestek project LB365 (vervolgtraject generieke componenten voor Vlaamse gemeenten) van de gemeente Aalter en aan de plaatsingswijze mededingingsprocedure met bekendmaking.