De afgelopen jaren werd er gewerkt aan de verdere digitalisering van de dienst- en hulpverlening en de interne werking van lokaal bestuur Mortsel. In het verleden werd er steevast gekozen voor losstaande applicaties die een directe oplossing gaven aan het probleem dat voorlag, maar die tegelijkertijd de versnippering en ‘silovorming’ van datastromen binnen het lokaal bestuur alleen maar versterkt hebben. Het beheer van dit kluwen aan applicaties wordt hoe langer hoe meer onhoudbaar. Elke toepassing heeft eigen klantgegevens, een eigen datastructuur, een eigen login en wachtwoord, een eigen lijst van gebruikers eigen GDPR-loggings, etc… En dat terwijl de bouwstenen van een applicatie heel vaak hetzelfde zijn. Zo zien we dat veel gemeentelijke processen en dus ook applicaties erop gericht zijn klantvragen te behandelen – hetzij die van externe klanten (burgers), hetzij die van interne klanten (medewerkers). De flow verloopt gelijkaardig: de vraag wordt via een formulier of een e-loket gesteld, wordt vervolgens door een medewerker behandeld, de nodige besluiten worden genomen, de klant krijgt een antwoord,… Dat gaat bijvoorbeeld op voor meldingen, klachten en werkopdrachten (nu via 3P) maar ook voor briefwisseling (nu via Echo), helpdesktickets (nu via mail), etc…
Lokaal bestuur Mortsel wil de komende jaren haar digitale dienst- en hulpverleningsprocessen stapsgewijs consolideren in één centraal zaaksysteem waarbij de gegevens rond klantcontactmomenten, briefwisseling, processen en personen gecentraliseerd worden in een midofficepakket. Dat pakket moet ook voorzien in gegevensuitwisseling met authentieke bronnen zoals het rijksregister en de KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen). Het wordt bij voorkeur diep geïntegreerd met de mailomgeving en de klassieke kantoorsoftware voor tekst- en gegevensverwerking. Bestaande maar zeker nieuwe digitale initiatieven moeten zoveel als mogelijk gealigneerd worden op dit centrale pakket.
We wensen hiervoor aan te sluiten bij het LB365 consortium. Dat is een los samenwerkingsverband van lokale besturen dat is opgericht onder begeleiding van de vzw V-ICT-OR – de Vlaamse ICT Organisatie - en dat door constructief overleg tussen besturen en leveranciers generieke componenten tracht te ontwikkelen die kunnen worden hergebruikt binnen diverse oplossingen. LB365 wordt gebouwd op technologie van Microsoft. De applicatieschil bestaat uit het Microsoft Dynamics platform.
LB365 startte in 2016 als het project ‘Samen Aanbesteden’ dat erop gericht was een nieuwe gezamenlijke customer relationship management (CRM)-omgeving op te bouwen, gebaseerd op OSLO standaarden (open standaarden voor linkende organisaties). LB365 staat voor Lokale Besturen + Microsoft Dynamics 365 en heeft als doel:
- samen aan te besteden;
- generieke componenten te ontwikkelen;
- het hergebruiken en delen van informatie en componenten;
- koppeling met authentieke bronnen (RR, KBO, CRAB ...) en;
- het integreren van verschillende modules/workflows in één zaaksysteem.
De grote meerwaarde hiervan is dat de kostprijs van ontwikkelingen gedrukt wordt door de ontwikkelkost te delen door het aantal deelnemende besturen. Hoe meer besturen bij het consortium aansluiten, hoe lager de ontwikkelingskosten zullen liggen.
In overeenstemming met de doelstellingen van V-ICT-OR vzw staat het consortium open voor alle deelnemers die in artikel 6 van de statuten zijn opgenomen: het zijn te allen tijde publieke organisaties, gebonden aan de wet op de overheidsopdrachten. Elk jaar stappen er steeds meer besturen in dit verhaal waardoor dit platform veel meer toekomstsperspectief biedt. Tot op heden stapten er reeds 33 besturen in dit consortium.
Het consortium LB365 staat in voor een gezamenlijke opmaak van bestekken en voor de opvolging en de begeleiding van de toegewezen bestekken/opdrachten. Door lid te zijn van het consortium kan er gebruik gemaakt worden van de toegewezen opdrachten (zonder zelf nogmaals een volledige procedure te doorlopen) en/of mee te werken aan toekomstige opdrachten. Ieder lid/gemeente heeft inbreng en is lid van een stuurgroep of werkgroep.
Het is de bedoeling om:
- in consensus te werken aan een open datamodel gebaseerd op de OSLO standaard dat door elke betrokken partij als informatiebasis (datastandaard) van het platform wordt aanvaard;
- collectief in onderhandeling te gaan bij alle vereiste uitbreidingen;
- alle nieuwe ontwikkelingen op het platform in consensus vast te leggen in functionele en technische behoeften;
- alle bestaande ontwikkelingen stapsgewijs conform het gestandaardiseerde platform te laten opzetten, zonder daartoe gedwongen te worden. Bestaande ontwikkelingen mogen echter – zolang deze niet voldoen aan de standaard van het platform – geen belemmering betekenen voor de voortgang van nieuwe ontwikkelingen.
V-ICT-OR heeft hierin een overkoepelende taak. Het staat in voor de projectleiding, de kantoorruimte, de logistieke ondersteuning, de projectwebsite, het projectmanagement, het draagvlak, en de sensibilisering. De andere leden van het consortium voorzien hun eigen inbreng rond functionele en technische analyses.
Momenteel zijn er twee bestekken geplaatst en toegewezen waarin gemeente Aalter de trekkersrol op zich genomen heeft:
- generieke componenten, omvattende 38 percelen;
- project LB365 (vervolgtraject generieke componenten), omvattende 8 percelen.
Om toe te reden tot het consortium moet er een samenwerkingsovereenkomst ondertekend worden en moet het bestuur toetreden tot de opdrachtencentrale van het project LB365 van gemeente Aalter.
De gemeenteraad hecht goedkeuring aan de toetreding tot het consortium LB365 en de engagementsverklaring, zoals gevoegd als bijlage bij dit besluit.