Met het digitale aanvraagformulier van 9 maart 2023 vraagt mevrouw Rita Van der Spiegel, namens vzw De Kompanie, toelating voor de organisatie van een opendeurfeest ter gelegenheid van het 10-jarig bestaan van vzw De Kompanie van donderdag 4 tot en met zondag 7 mei 2023. De opbouw start op woensdag 3 mei 2023 om 09.00 uur en de afbouw eindigt uiterlijk op maandag 8 mei 2023 om 16.00 uur.
Tijdens het opendeurfeest worden er verschillende activiteiten georganiseerd: donderdag voor mensen met een beperking, vrijdag voor senioren: vaste klanten koffiehuisje, familie en vrienden gebruikers en vaste vrijwilligers en zaterdag en zondag voor families. Er worden ongeveer 1.000 bezoekers verwacht.
De aanvrager wenst volgende activiteiten te organiseren tijdens het opendeurfeest:
Donderdag 4 mei – locatie tent
Activiteit voor personen met een beperking van 10.30 tot 16.00 uur
- van 11.00 tot 12.00 uur: clown en van 12.00 tot 13.00 uur: achtergrondmuziek tijdens het eten (max. 85 dBA);
- van 13.00 tot 16.00 uur: dans en zing namiddag met een duo dat ook in bejaardenhuizen speelt. Om 15.00 uur toonmoment dansje: max. 30 minuten optreden door dansgroep Moving Ground samen met onze jongeren (max. 85 dBA).
Vrijdag 5 mei – locatie tent
Seniorennamiddag voor vaste klanten van het koffiehuisje, familie en vrienden van de gebruikers en vaste vrijwilligers van 12.00 tot 16.00 uur
- van 12.00 tot 13.00 uur: loungemuziek tijdens het eten (max. 85 dBA);
- van 13.00 tot 16.00 uur: duo met synthesizer en gitaar die meezingers spelen (max. 90 dBA).
Vrijdag 5 mei – locatie tent
Activiteit voor families en werkende mensen
- van 17.00 tot 22.00 uur: afterworkparty met coverband De Clintons (max. 95 dBA)
Zaterdag 6 mei – locatie tent en tuin
Activiteiten voor families
- van 11.00 tot 18.00 uur: doorlopend Vlaamse kermis en rondleidingen met achtergrondmuziek (max. 85 dBA);
- van 14.00 tot 14.30 uur en van 16.00 tot 16.30 uur: 30 minuten percussie (max. 90 dBA);
- van 17.00 tot 20.00 uur: BBQ (max. 85 dBA).
Zaterdag 6 mei – locatie tent
Activiteiten voor families
- van 14.30 tot 15.30 uur: optreden clown (max. 95 dBA);
- van 20.00 tot 01.00 uur: foute party met DJ (max. 95 dBA).
Zondag 7 mei – locatie tent
Activiteit voor iets oudere families
- van 10.00 tot max. 16.00 uur: brunch met duo met synthesizer en gitaar die achtergrondmuziek spelen en mogelijks wat meezingers (max. 90 dBA).
Zondag 7 mei – locatie dak hoofdgebouw
Activiteit voor bewoners en hun netwerk
- van 10.00 tot 11.00 uur: familie yoga
De organisator paste het gevraagde geluidsniveau aan tijdens alle activiteiten zodat het geluid bij alle activiteiten binnen onze standaardvoorwaarden evenementen valt.
Deze geluidsniveaus vallen echter niet binnen de voorwaarden van de uitbatingsvergunning. Afwijkingen van de uitbatingsvoorwaarden zijn echter wel mogelijk in het kader van een bijzondere gelegenheid maar wel beperkt in aantal. De aanvraag is een jubileumfeest, dit is een bijzondere gelegenheid, er werd dus aan de basisvoorwaarde voor een afwijking voldaan.
Voorstel tot weigering van de muziekactiviteiten in open lucht of in een tent na 19.00 uur, ongeacht het voorziene geluidsniveau. Concreet wil dit zeggen dat de afterworkparty op vrijdag 5 mei en de DJ-set op zaterdag 6 mei binnen in de zaal moeten doorgaan.
Daarnaast wenst de aanvrager een gedeelte van de Pastoor Van der Auwerastraat (vanaf het kruispunt met de Mayerlei tot huisnummer 20) parkeer- en verkeersvrij te maken op zaterdag 6 mei 2023 van 09.30 tot 01.00 uur.
Om de veiligheid van de omwonenden en bezoekers te verzekeren is het noodzakelijk een tijdelijke politieverordening op te stellen inzake de noodzakelijke verkeersmaatregelen.
Ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken en latere wijzigingen.
Artikel 6.7.3. van de Vlaamse milieureglementering (Vlarem) van 1 juni 1995 betreffende niet ingedeeld muziekactiviteiten:
§1. In de inrichtingen mag het maximaal geluidsniveau, voortgebracht door muziek, LAeq,15min 85dB(A) [...] niet overschrijden. Als het maximale geluidsniveau gemeten als LAmax,slow 92 dB(A) niet overschreden wordt, wordt geacht hieraan te zijn voldaan.
§3. Als het college van burgemeester en schepenen de muziekactiviteit toelaat met een geluidsniveau van > 85 dB(A) LAeq,15min en ≤ 95 dB(A) LAeq,15min, zijn de bepalingen vermeld in artikel 5.32.2.2bis, § 1, 1°, 2° en 3°, van toepassing.
De collegebeslissing van 9 maart 2020 waarin het hanteren van standaardvoorwaarden bij evenementen werd goedgekeurd.
De Wet van 16 maart 1968 betreffende de politie over het wegverkeer en latere wijzigingen.
Het Koninklijk besluit van 1 december 1975 en latere wijzigingen houdende algemeen reglement op de politie van het wegverkeer en van het gebruik van de openbare weg.
Ministerieel besluit van 11 oktober 1976 waarbij de minimum afmetingen en de bijzondere plaatsingsvoorwaarden van de verkeerstekens worden bepaald.
Decreet van 16 mei 2008 betreffende de aanvullende reglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens.
De Ministeriele omzendbrief van 3 april 2009 betreffende gemeentelijke aanvullende reglementen op de politie over het wegverkeer.
Vergunning
Op 23 maart 2023 verleende het college aan De Kompanie een omgevingsvergunning OMV_2022143107 onder voorwaarden, waarbij voor de polyvalente zaal strenge uitbatingsvoorwaarden werden opgelegd. Deze omgevingsvergunning is definitief vanaf 12 april 2023, behoudens beroep bij de deputatie. Aangezien het feest na die datum plaatsvindt, wordt de aanvraag reeds getoetst aan deze uitbatingsvoorwaarden. Het maximaal geluidsniveau voor muziekactiviteiten in de zaal is beperkt tot 80 dB(A), omdat de zaal een gemene muur heeft met een naastgelegen woning en uit het akoestisch onderzoek blijkt dat de geluidsnormen bij een hoger geluidsniveau worden overschreden voor de buur. De tuinzone is volledig uitgesloten voor muziekactiviteiten.
Afwijkingen
Afwijkingen van de uitbatingsvoorwaarden zijn mogelijk in kader van een bijzondere gelegenheid en beperkt in aantal. Afwijkingen zijn een gunst die het college kan verlenen, geen automatisch recht. De aanvraag is een jubileumfeest, dit is een bijzondere gelegenheid, zodat aan de basisvoorwaarde voor een afwijking wordt voldaan.
De festiviteiten zijn gespreid over 4 kalenderdagen en 2 gelegenheden waardoor er in mei geen andere afwijkingen van de uitbatingsvoorwaarden van de omgevingsvergunning meer kunnen toegestaan worden. Vermoedelijk kan de Lentefuif van 26 mei om deze reden niet kan toegelaten worden en dat het aantal andere afwijkingen gedurende de rest van het jaar (vb Summerparty 30 juni) nog maximaal 10 gelegenheden van maximaal 20 kalenderdagen mogen omvatten mits voorafgaande toelating college.
Advies
Door de lange duurtijd van de festiviteiten (van donderdag tot zondag, met overdag en 's avonds activiteiten met geluidshinder, zowel in de zaal als in de tuinzone), treedt zoveel geluidshinder op dat de draagkracht voor de omgeving wordt overschreden, zeker omdat er na 19.00 uur strengere geluidsnormen gelden voor activiteiten in open lucht.
Om de geluidshinder tot een aanvaardbaar niveau te beperken worden muziekactiviteiten in open lucht of in een tent niet toegestaan na 19u, ongeacht het voorziene geluidsniveau.
Concreet wil dit zeggen dat de Afterworkparty op vrijdag 5 mei en de DJ-set op zaterdag 6 mei binnen in de zaal moeten doorgaan
Los daarvan is het verboden het niet vergunde dakterras aan de polyvalente zaal voor eender welke activiteit te gebruiken.
De politie heeft geen bezwaar tegen het verkeersvrij maken van een gedeelte van de Pastoor Van Der Auwerastraat tussen de Mayerlei en huisnummer 20. Hiertoe dienen nadarbarelen, voorzien van dagslapers en een verkeersbord C3 geplaatst te worden in de Pastoor Van der Auwerastraat ter hoogte van het kruispunt met de Mayerlei en huisnummer 20. Omdat een gedeelte van de Pastoor van der Auwerastraat dan ook doodlopend wordt, dient er een nadarbareel, voorzien van dagslapers, een verkeersbord C3 en een verkeersbord F45 geplaatst te worden in de Pastoor van der Auwerastraat ter hoogte van de Vlaslaan. We adviseren dat in het verkeersvrij gemaakte gedeelte van de Pastoor van de Auwerastraat tevens een parkeerverbod wordt ingesteld door plaatsing van verkeersborden E1 met onderbord 'van 6 mei om 09.30 uur tot 7 mei 01.00 uur'.
§1. Het college verleent toelating aan mevrouw Rita van der Spiegel, namens vzw De Kompanie, om tijdens het opendeurfeest van 4 tot en met 7 mei 2023 muziekactiviteiten in open lucht of in een tent te organiseren tot 19.00 uur:
- donderdag 4 mei: tussen 12 en 16 uur muziek met een max. van 85 dBA;
- vrijdag 5 mei: tussen 12 en 13 uur muziek max. 85 dBA, van 13 tot 16 uur max. 90 dBA;
- zaterdag 6 mei: tussen 11 en 19 uur muziek max. 85 dBA, tijdens de percussiesessies max. 90 dBA;
- zondag 7 mei: tussen 10 en 16 uur muziek max. 90 dBA.
§2. Het college weigert toelating om muziekactiviteiten te organiseren in open lucht of in een tent na 19.00 uur, ongeacht het voorziene geluidsniveau. Het college verleent uitzonderlijk omwille van het jubileumjaar volgende afwijkingen van de bijzondere voorwaarden van de omgevingsvergunning voor de activiteiten in de zaal:
§3. Het college geeft geen toelating voor het plaatsen van constructies in het verkeersvrije gedeelte van de Pastoor Van der Auwerastraat tussen het kruispunt met de Mayerlei en huisnummer 20.
Het college hecht naar aanleiding van het opendeurfeest van vzw De Kompanie goedkeuring aan een tijdelijke politieverordening in de Pastoor van der Auwerastraat op 6 mei 2023 van 09.30 tot 01.00 uur waarbij de straat parkeer- en verkeersvrij wordt gemaakt vanaf de hoek met de Mayerlei tot aan huisnr. 20.
Volgende maatregelen worden genomen: er wordt een parkeerverbod ingesteld in de bovenvermelde zone door plaatsing van verkeersborden E1 met onderbord "van 6 mei 09.30 uur tot 7 mei 01.00 uur". De nadarbarelen (voorzien van verkeersborden C3 + uitgezonderd plaatselijk verkeer) mogen geplaatst worden op het vergunde startuur van de opbouw en moeten na afloop van het evenement en uiterlijk op het vergunde einduur van de afbraak verwijderd worden. De nadarbarelen worden geplaatst ter hoogte van de hoek met de Mayerlei en huisnr. 20.
Een uitzondering bij de uitvoering van de verkeersmaatregelen wordt gemaakt voor dringende interventies van de hulpdiensten en bij dringend opgeroepen geneesheren.