Een raamovereenkomst biedt een kader om vlot en efficiënt te kunnen werken omdat het aankoopproces voor kleinere aankopen vrij arbeidsintensief is. Dit gebeurt per specialiteit. In dat kader mogen alle bedrijven voor dezelfde producten of diensten hun beste prijs geven voor aankopen voor een bepaald aantal jaren. Door de concurrentie te laten spelen krijgen we hierdoor de beste prijzen. Passen we op dit principe een schaalvergroting toe door meerdere besturen aan dergelijk raamcontract te laten deelnemen, dan worden de prijzen uiterst scherp. Deze schaalvergroting gebeurt onder de vorm van een aankoopcentrale.
Voor het raamcontract ICT, plaatste het college op 11 juni 2019 deze opdracht voor een geraamd bedrag van 1.897.500,00 euro, incl. verlengingen en BTW, per vijf jaar en zes maanden als volgt:
- perceel 1: hardware bij Realdolmen, A. Vaucampslaan 42 te 1654 Huizingen;
- perceel 2: software bij Realdolmen, A. Vaucampslaan 42 te 1654 Huizingen;
- perceel 3: consultancy systeemondersteuning infrastructuur bij Realdolmen, A. Vaucampslaan 42 te 1654 Huizingen;
- perceel 4: softwareondersteuning bij Cronos nv, Veldkant 33A te 2550 Kontich;
- perceel 5: switching bij Nextel, Koralenhoeve 19 te 2160 Wommelgem;
- perceel 6: netwerk- en securitycomponenten en ondersteuning bij Realdolmen, A. Vaucampslaan 42 te 1654 Huizingen;
- perceel 7: glasvezel bij Fabricom nv, Centrum-Zuid 2020 te 3530 Houthalen;
- perceel 8: servers en storage bij Realdolmen, A. Vaucampslaan 42 te 1654 Huizingen;
- perceel 9: GIS bij GIM nv, Philipssite 5 bus 27 te 3001 Leuven;
- perceel 10: draadloze netwerken bij Bryggia, Leuvensesteenweg 540 bus 3 te 1930 Zaventem;
- perceel 11: audiovisuele oplossingen bij Realdolmen, A. Vaucampslaan 42 te 1654 Huizingen;
- perceel 12: multifunctionals, printers en plotters bij Ricoh Belgium nv, Medialaan 28a te 1800 Vilvoorde.
De hardware bestellingen (laptops, desktops, muizen,….) werden allemaal geplaatst via het bovengenoemde raamcontract. De voorbije jaren verliep de samenwerking tussen het lokaal bestuur en leverancier Realdolmen zeer stroef wat betreft de behandeling en opvolging van bestellingen. Ondertussen is ook gebleken dat voor meerdere artikels van perceel 1 en 2 de prijszetting van Realdolmen hoger is dan bij concurrenten en ook de levertermijn te wensen overlaat.
Daarom plaatste het college op 26 juli 2021 de raamovereenkomst aankoop ICT infrastructuur (hardware) van C-Smart bij Centralpoint nv, Wingepark 5B te 3110 Rotselaar, voor een geraamd totaalbedrag van 260.000,00 euro, incl. BTW, per twee jaar. Deze raamovereenkomst is in juli 2023 afgelopen.
Om die redenen onderzocht de dienst ICT andere raamovereenkomsten die betere condities leveren. Er werd uitgekomen bij de raamovereenkomst levering ICT-materiaal van het Agentschap Facilitair Bedrijf van de Vlaamse overheid. Deze raamovereenkomst werd begin 2023 geplaatst en het lokaal bestuur Mortsel kan hier nog bij aansluiten.
Geen van beide raamcontracten voorziet een exclusiviteitsclausule waardoor we beide naast elkaar kunnen gebruiken.
De wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, meer bepaald artikel 36, § 1 bepaalt de voorwaarden van de openbare procedure, artikel 2, 6° en 7° en artikel 47 betreffende aankoopcentrales en artikel 43 betreffende raamcontracten.
De principiële beslissing van het Agentschap Facilitair Bedrijf van de Vlaamse Overheid van 27 juli 2022 tot plaatsing van de raamovereenkomst en keuze van de openbare procedure als gunningsprocedure.
De gemeenteraad beslist beroep te doen op de aankoopcentrale van het agentschap Facilitair Bedrijf van de Vlaamse overheid voor de raamovereenkomst levering ICT-materiaal.
De gemeenteraad hecht goedkeuring aan het bestek en de plaatsingswijze openbare procedure betreffende de raamovereenkomst levering ICT-materiaal van het agentschap Facilitair Bedrijf van de Vlaamse overheid tegen een geraamd totaalbedrag van 237.500,00 euro, incl. BTW, per drie jaar en twee maanden.