In het kader van het relanceproject Vlaamse Veerkracht subsidieert de Vlaamse overheid diverse types van digitaliseringsprojecten bij lokale besturen. Onder de noemer ‘Gemeente zonder gemeentehuis’ (GZG), konden lokale besturen projecten indienen met een focus op innovatieve dienstverlening, digitale democratie of de werkplek van de toekomst. Mortsel diende in het voorjaar van 2022 een project in waarvan de kern de realisatie van een tijds- en plaatsonafhankelijk klantencontactcentrum op basis van LB365 is. Binnen het consortium LB365, waar we in de gemeenteraad van februari 2022 bij aansloten, doen we nieuwe toevoegingen op het bestaande midofficepakket. De jury van GZG beoordeelde het project positief en de Vlaamse regering keurde het project goed. Het gaat over een project van 738.632,69 euro waarvan 590.906,15 euro door de Vlaamse overheid wordt gesubsidieerd. De eigen inbreng omvat de loonkosten van o.a. de projectcoördinator die het project intern begeleid.
Het basispakket van LB365 is intussen geïnstalleerd op onze omgeving en kan ingeregeld worden. In de eerste fase van ons project zullen we de module postregistratie uitrollen. Binnen de postregistratie is het de bedoeling dat zowel de inkomende als uitgaande poststromen verregaand gedigitaliseerd worden. Voor de uitgaande briefwisseling willen we gaan naar een situatie waarbij brieven opgemaakt worden in de module postregistratie van LB365 en dat gebruikers met een druk op de knop het bericht kunnen versturen naar de MAGDA Documentendienst. Dat is een service van de Vlaamse overheid waarbij er in eerste instantie gekeken wordt of de burger of de onderneming een opt-in heeft goedgekeurd om overheidscommunicatie rechtstreeks in de eBox te krijgen. In dat geval wordt de brief enkel digitaal verstuurd naar de eBox. Als dit niet het geval is, wordt er in een extern bedrijf een papieren poststuk gecreëerd en verstuurd. Het gaat hier dus over een volledige ontzorging voor wat de uitgaande briefwisseling betreft.
Om gebruik te kunnen maken van deze MAGDA Documentendienst moet het lokaal bestuur aansluiten bij de raamovereenkomst dat het Agentschap Facilitair Bedrijf van de Vlaamse overheid op 1 maart 2021 afsloot met Drukkerij Artoos. Het Agentschap Facilitair Bedrijf trad op als opdrachtencentrale. Onder deze raamovereenkomst kan divers drukwerk en communicatiemateriaal besteld worden, zonder vooraf een bestek op te maken. Er worden vaste prijzen gehanteerd die centraal onderhandeld werden door het Agentschap Facilitair Bedrijf. Hoewel het gaat over diverse soorten drukwerk, bevat de raamovereenkomst ook een onderdeel rond het versturen van brieven via de voornoemde poststraat van een onderaannemer van Drukkerij Artoos (IPEX). Het gaat hier dus in eerste instantie over uitgaande poststukken.
De mogelijkheden van de raamovereenkomst staan voortaan ook open voor onze communicatiedienst. Het bestelplatform wordt ook beschikbaar voor de communicatiedienst om drukwerk te kunnen bestellen (bijvoorbeeld folders, affiches, kaartjes, etc…). Zij hebben een jaarlijks budget voor drukwerk van 45.000 euro (uitgezonderd drukken Stadsmagazine M & UiT-kalender).
De raamovereenkomst kan in de toekomst mogelijk ook ingezet worden voor het (semi-)automatisch verwerken van inkomende poststukken. Dit is eveneens een onderdeel van ons GZG-project. Er moet hier nog een bredere marktverkenning plaatsvinden en we benadrukken dat we voor dit onderdeel van ons project dus niet per se zullen gebruikmaken van voorliggende raamovereenkomst. De jaarlijkse kosten van de automatische verwerking schatten we in op 5.000 euro per jaar. Voor de installatie, inregeling en koppeling met LB365 raamden we een éénmalige investering van 7.200 euro. Beide kostenposten zijn voorzien in de budgettering van ons project (actie 6.2.1.5 van het meerjarenplan).
De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 26, artikel art. 2, 4° betreffende de opdrachtencentrale en artikel 32 betreffende raamovereenkomsten. De opdracht wordt geplaatst bij wijze van onderhandelingsprocedure met bekendmaking.
Het gemeenteraadsbesluit van 31 januari 2023 waarin goedkeuring werd gehecht aan de lastvoorwaarden van bijzonder bestek 2023 D 7 voor de raamovereenkomst behandeling van uitgaande post 2023-2027 en werd beslist de opdracht te plaatsen bij wijze van onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking tegen een geraamd totaalbedrag van 284.000,00 euro, incl. BTW, per vier jaar.
De gemeenteraad beslist deel te nemen aan de opdrachtencentrale van het Agentschap Facilitair Bedrijf van de Vlaamse overheid voor de raamovereenkomst voor het aankopen en het leveren van drukwerk en bijhorend online bestelportaal, hecht goedkeuring aan de lastvoorwaarden van desbetreffende bestek van het Agentschap Facilitair Bedrijf en beslist de opdracht te plaatsen bij wijze van onderhandelingsprocedure met bekendmaking tegen een geraamd totaalbedrag van 142.000,00 euro, incl. BTW, per twee jaar.