Met het digitale aanvraagformulier van 7 augustus 2023 vraagt de heer Thomas Smits, namens Scouts 43, de toelating voor de organisatie van hun overgangsweekend van zaterdag 23 september 2023 om 10.00 uur tot zondag 24 september 2023 om 20.00 uur. De opbouw start op dinsdag 19 september 2023 om 6.00 uur en de afbouw duurt tot donderdag 28 september 2023 om 18.00 uur.
Tijdens het jaarlijks startweekend van de Scouts 43 worden er activiteiten georganiseerd en overnachten de leden in tenten. Op zondag wordt er een brunch georganiseerd voor de ouders. De activiteit is op uitnodiging en er worden maximaal 70 aanwezigen verwacht.
De aanvrager wenst:
- te overnachten in tenten op het grasplein tussen Hof ter Linden;
- tijdelijke constructies te plaatsen: een gesjord parcours en vier patrouille tenten;
- een kampvuur te maken in een afgesloten ton.
De aanvraag voor de tijdelijke constructies en het kampvuur voldoet aan de standaardvoorwaarden voor evenementen.
De overnachting op het grasplein tussen Hof ter Linden voldoet niet aan de standaardvoorwaarden voor evenementen.
De aanvrager vraagt eveneens om Hof ter Linden verkeersvrij te maken van zaterdag 23 september 2023 vanaf 10.00 uur tot zondag 24 september 2023 tot 16.00 uur omwille van de veiligheid.
De politie adviseert om voor het stuk Hof ter Linden (kant skatepark) ook een parkeerverbod in te stellen om schade aan voertuigen te vermijden.
Om de veiligheid van de omwonenden en bezoekers te verzekeren is het noodzakelijk een tijdelijke politieverordening op te stellen inzake de noodzakelijke verkeersmaatregelen.
De Wet van 16 maart 1968 betreffende de politie over het wegverkeer en latere wijzigingen.
Decreet van 16 mei 2008 betreffende de aanvullende reglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens.
Het koninklijk besluit van 1 december 1975 en latere wijzigingen houdende algemeen reglement op de politie van het wegverkeer en van het gebruik van de openbare weg.
Ministerieel besluit van 11 oktober 1976 waarbij de minimum afmetingen en de bijzondere plaatsingsvoorwaarden van de verkeerstekens worden bepaald.
De ministeriele omzendbrief van 3 april 2009 betreffende gemeentelijke aanvullende reglementen op de politie over het wegverkeer.
Artikel 5 van het retributiereglement inname openbaar domein tijdens evenementen goedgekeurd tijdens de gemeenteraad van 24 maart 2020 bepaalt dat de retributie zoals bepaald in artikel 4§1 en §5 niet verschuldigd is bij activiteiten van verenigingen.
Uniform gemeentelijk politiereglement zone Minos goedgekeurd tijdens de gemeenteraad van 26 mei 2020 en zijn wijzigingen:
Deel B2 Hoofdstuk 2 Artikel 4 bepaalt o.a. dat het in FORT 4, de openbare parken, groene ruimtes, bermen en speelterreinen verboden is om op om het even welke wijze in onder meer een tent of in een voertuig te kamperen, of te overnachten.
De collegebeslissing van 9 maart 2020 waarin het hanteren van standaardvoorwaarden bij evenementen werd goedgekeurd en latere wijzigingen.
Er worden geen activiteiten op de rijbaan toegestaan. Het kampvuur in de ton mag niet onder de kruin van de bomen staan.
Het college verleent toelating aan de heer Thomas Smits, namens Scouts 43, om tijdens de nacht van zaterdag 23 september op zondag 24 september 2023 te overnachten op het grasplein tussen Hof ter Linden in het kader van het 'Overgangsweekend'.
Het college hecht naar aanleiding van 'Overgangsweekend scouts 43' goedkeuring aan een tijdelijke politieverordening in Hof ter Linden op zaterdag 23 september 2023 en zondag 24 september 2023 waarbij volgende maatregelen worden genomen:
1. Er wordt een parkeerverbod ingericht in Hof ter Linden (kant skatepark) tussen de Elf Julistraat en de Jacob van Arteveldestraat langs beide zijden van de straat door plaatsing van verkeersborden E1 met onderbord "van 23 september 2023 om 9.00 uur tot en met 24 september 2023 om 16.00 uur":
2. Er wordt een verkeersvrije zone ingericht door afbakening met nadarbarelen, voorzien van dagslapers en een verkeersbord C3:
- in Hof ter Linden ter hoogte van het kruispunt met de Elf-julistraat (kant skatepark);
- in Hof ter Linden ter hoogte van het kruispunt met de Jacob van Arteveldestraat (kant Kerkstraat)
3. Er wordt een verkeersvrije zone ingericht door afbakening met nadarbarelen, voorzien van dagslapers en een verkeersbord C3 met onderbord "uitgezonderd bewoners":
- in Hof ter Linden ter hoogte van het kruispunt met de Elf-julistraat (kant Sint-Benedictusstraat);
- in Hof ter Linden ter hoogte van het kruispunt met de Jacob van Arteveldestraat (kant Sint-Benedictusstraat).
4. Om het verkeer te ontraden worden er nadarbarelen, voorzien van dagslapers en een verkeersbord C3 met onderbord "uitgezonderd plaatselijk verkeer" en een verkeersbord F45 geplaatst:
- in de Jacob van Arteveldestraat ter hoogte van het kruispunt met de Kerkstraat;
- in de Jacob van Arteveldestraat ter hoogte van het kruispunt met de Sint-Benedictusstraat.
De nadarbarelen mogen geplaatst worden op het vergunde startuur van het evenement en moeten op 24 september 2023 om 16.00 uur verwijderd worden.
Een uitzondering bij de uitvoering van de verkeersmaatregelen wordt gemaakt voor dringende interventies van de hulpdiensten en bij dringend opgeroepen geneesheren.