Met het digitale aanvraagformulier van 14 maart 2024 vraagt mevrouw Rita Van der Spiegel, namens vzw De Kompanie, toelating voor de organisatie van een opendeurfeest vzw De Kompanie van vrijdag 3 mei om 10.00 uur tot en met zondag 5 mei 2024 om 17.00 uur. De opbouw start op donderdag 2 mei 2024 om 09.00 uur en de afbouw eindigt uiterlijk op maandag 6 mei 2024 om 16.00 uur.
Tijdens het opendeurfeest worden er verschillende activiteiten georganiseerd: vrijdag voor mensen met een beperking, zaterdag voor werknemers en werknemers van sponsors en zondag voor families. Er worden ongeveer 1.000 bezoekers verwacht.
De aanvrager wenst volgende activiteiten te organiseren tijdens het opendeurfeest:
Donderdag 2 mei 2024 – opbouw in de tuin
Opbouw twee tenten van 60m²
Vrijdag 3 mei – locatie tent tuin
Dag van de Specials (voor mensen met een beperking) van 10.30 tot 16.00 uur:
- achtergrondmuziek van 10.30 tot 16.00 uur: maximum 85 dB(A);
- optreden met livemuziek (keyboard en gitaar met zanger) van 13.00 tot 16.00 uur maximum 90 dB(A).
Vrijdag 3 mei – locatie zaal
Afterworkparty (voor eigen werknemers en werknemers van sponsors) van 17.00 tot 01.00 uur maximum 90 dB(A).
Zaterdag 4 mei – locatie tent tuin en zaal
BBQ (voor iedereen) en af en toe een uurtje animatie van 11.00 tot 22.00 uur:
- achtergrondmuziek van 11.00 tot 22.00 uur: maximum 85 dB(A);
- live optreden van 16.00 tot 19.00 uur: maximum 90 dB(A).
Zondag 5 mei – locatie tent tuin
Brunch (voor iedereen) van 10.00 tot max. 17.00 uur
- achtergrondmuziek van 10.00 tot 17.00 uur: maximum 85 dB(A).
De organisator paste het gevraagde geluidsniveau aan tijdens de activiteiten waardoor alle aangevraagde geluidsniveaus binnen de standaardvoorwaarden evenementen vallen uitgezonderd de Afterworkparty in de zaal. Vanwege de locatie stelt de dienst milieu echter voor om na 19.00 uur geen geluid meer te produceren in openlucht of de tent.
Voor de polyvalente zaal werden uitbatingsvoorwaarden vastgelegd. Deze aanvraag wijkt af van artikel 1 (activiteiten), artikel 2.1 (geluidsniveau), artikel 2.9 (bezettingsgraad) en artikel 3 (sluitingsuren). Afwijkingen van de uitbatingsvoorwaarden zijn echter wel mogelijk in het kader van een bijzondere gelegenheid maar wel beperkt in aantal (artikel 4). De aanvraag is een opendeurfeest, dit is een bijzondere gelegenheid, er werd dus aan de basisvoorwaarde voor afwijkingen voldaan.
Daarnaast wenst de aanvrager een gedeelte van de Pastoor Van der Auwerastraat (vanaf het kruispunt met de Mayerlei tot huisnummer 20) parkeer- en verkeersvrij te maken:
- verkeersvrij op vrijdag 3 mei 2024 van 09.30 tot 16.00 uur en op zaterdag 4 mei 2024 van 10.00 tot 22.00 uur;
- parkeervrij van vrijdag 3 mei 9.00 uur tot zaterdag 4 mei 2024 22.00 uur.
Om de veiligheid van de omwonenden en bezoekers te verzekeren is het noodzakelijk een tijdelijke politieverordening op te stellen inzake de noodzakelijke verkeersmaatregelen.
Om de parkeeroverlast voor de buurtbewoners te beperken wordt er voorgesteld het parkeerverbod samen te laten lopen met de verkeersvrije periode en dus in te korten tot vrijdag 3 mei van 9.30 uur tot 16.00 uur en zaterdag 4 mei 2024 van 9.30 uur tot 22.00 uur.
De Wet van 16 maart 1968 betreffende de politie over het wegverkeer en latere wijzigingen.
Het Koninklijk besluit van 1 december 1975 en latere wijzigingen houdende algemeen reglement op de politie van het wegverkeer en van het gebruik van de openbare weg.
Ministerieel besluit van 11 oktober 1976 waarbij de minimum afmetingen en de bijzondere plaatsingsvoorwaarden van de verkeerstekens worden bepaald.
Decreet van 16 mei 2008 betreffende de aanvullende reglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens.
De Ministeriele omzendbrief van 3 april 2009 betreffende gemeentelijke aanvullende reglementen op de politie over het wegverkeer.
Uniform politiereglement zone Minos goedgekeurd tijdens de gemeenteraad van 26 mei 2020 en latere wijzigingen:
Deel B11 Brandveiligheid hoofdstuk 8 artikel 37 maximum aantal toegelaten personen.
De collegebeslissing van 9 maart 2020 waarin het hanteren van standaardvoorwaarden bij evenementen werd goedgekeurd en latere wijzigingen.
De collegebeslissing van 6 maart 2023 waarbij goedkeuring werd gehecht aan de omgevingsvergunning in de Pastoor van der Auwerastraat 18 (De Kompanie) met bijhorende uitbatingsvoorwaarden voor de polyvalente zaal.
Het aangevraagde geluidsniveau van de activiteiten (uitgezonderd de fuif in de zaal) vallen binnen de standaardvoorwaarden geluid vastgelegd door het college. Vanwege de locatie stellen we voor dat alle muziekactiviteiten in open lucht of tent worden beëindigd ten laatste om 19u.
De zaal van De Kompanie is vergund onder strenge bijzondere voorwaarden. Het aangevraagde evenement voldoet niet aan de bijzondere voorwaarden. Er is een afwijkingsmogelijkheid door het college voorzien bij bijzondere gelegenheden. Een opendeurfeest is een bijzondere gelegenheid waarvoor een afwijking door het college kan toegestaan worden.
De capaciteit van de zaal bedraagt volgens uitbatingsvoorwaarden 56 personen. Uitzonderlijk kan ook hier vanwege een bijzondere gelegenheid een afwijking worden toegestaan door het college.
De polyvalante zaal van De Kompanie op de eerste verdieping heeft één in/en uitgang zoals bedoeld in hoofdstuk 8 van deel B11 van het uniform gemeentelijk politiereglement.
Dit betekent dat er maximaal 99 personen toegelaten zijn conform de regelgeving brandveiligheid in publiek toegankelijke inrichtingen (art.37 deel B11).
De organisatie moet erop toezien dat het maximumaantal personen niet wordt overschreden.
Er mogen geen constructies op de openbare weg worden geplaatst zodat de locatie vlot bereikbaar is voor de hulpdiensten.
§1. Het college verleent toelating aan mevrouw Rita van der Spiegel, namens vzw De Kompanie, om tijdens het opendeurfeest van 3 tot en met 5 mei 2024 muziekactiviteiten in open lucht of in een tent te organiseren tot 19.00 uur:
- vrijdag 3 mei: tussen 10.30 en 16.00 uur achtergrondmuziek met een maximum van 85 dB(A);
- vrijdag 3 mei: tussen 13.00 en 16.00 uur optreden met livemuziek (maximum 90 dB(A)),
- zaterdag 4 mei: tussen 11.00 en 19.00 uur achtergrondmuziek met een maximum van 85 dB(A);
- zaterdag 4 mei: tussen 16.00 en 19.00 uur live optreden (maximum 90 dB(A));
- zondag 5 mei: tussen 10.00 en 17.00 uur achtergrondmuziek met een maximum van 85 dB(A).
§2. Het college weigert toelating om muziekactiviteiten te organiseren in open lucht of in een tent na 19.00 uur. Het college verleent uitzonderlijk omwille van de opendeurdag volgende afwijkingen van de uitbatingsvoorwaarden van de polyvalente zaal voor de activiteiten in de zaal:
- muziekactiviteiten met een geluidsniveau hoger dan 80 dB(A) inclusief afwijking van de sluitingsuren van de zaal: vrijdag 3 mei van 17.00 tot 01.00 uur afterworkparty (maximum 90 dB(A));
- maximum aantal aanwezigen in de zaal: 99 personen in plaats van 56 personen mits de organisator toeziet dat het maximum aantal personen niet worden overschreden.
§3. Het college geeft geen toelating voor het plaatsen van constructies in het verkeersvrije gedeelte van de Pastoor Van der Auwerastraat tussen het kruispunt met de Mayerlei en huisnummer 20.
Het college hecht naar aanleiding van het opendeurfeest van vzw De Kompanie goedkeuring aan een tijdelijke politieverordening in de Pastoor Van der Auwerastraat op 3 en 4 mei 2024 waarbij de straat parkeer- en verkeersvrij wordt gemaakt vanaf de hoek met de Mayerlei tot aan huisnummer 20.
Volgende maatregelen worden genomen: er wordt een parkeerverbod ingesteld in de bovenvermelde zone door plaatsing van verkeersborden E3 met onderbord "op 3 mei tussen 9.30 en 16.00 uur" en "op 4 mei tussen 9.30 en 22.00 uur". De nadarbarelen (met dagslapers en verkeersborden C3) worden geplaatst ter hoogte van de hoek met de Mayerlei en huisnummer 20. De nadarbareel (met verkeersbord C3 + onderbord uitgezonderd plaatselijk verkeer + verkeersbord F45) mag geplaatst worden ter hoogte van het kruispunt met de Vlaslaan. De nadarbarelen mogen geplaatst worden op vrijdag 3 mei van 9.30 uur tot 16.00 uur en op zaterdag 4 mei van 9.30 uur tot 22.00 uur.
Een uitzondering bij de uitvoering van de verkeersmaatregelen wordt gemaakt voor dringende interventies van de hulpdiensten en bij dringend opgeroepen geneesheren.